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FibuSQL - Administration

Die Seite "Administration" besteht aus drei Bereichen (Initialisierung, Backup, Wiederherstellung), die hier einzeln beschrieben werden.

Initialisierung

Der Knopf Datenbank initialisieren löscht alle zu FibuSQL gehörenden Tabellen, die die Datenbank momentan enthält und legt ein leeres Grundbuch, einen leeren Kontenbaum (enthält nur das Konto "Bilanz") und eine leere Tabelle der periodischen Buchungen an. Benutzen Sie diese Funktion mit Vorsicht, es erfolgt keine Sicherheitsabfrage! Diese Funktion wird zum einen bei der Installation und zum anderen zum Einleiten eines neuen Geschäftsjahres (Jahresabschluss) benötigt. Nehmen Sie deshalb vorher unbedingt eine Sicherung vor, um das letzte Geschäftsjahr zu archivieren!

Backup

Ein Backup (Sicherheitskopie) der wichtigen Daten sollte zum einen regelmäßig zur Vorbeugung gegen technische Störungen und zum anderen am Jahresende vorgenommen werden, um einen Jahresabschluss und ein Jahresarchiv zu erhalten. Die drei Schaltflächen "Grundbuch sichern", "Periodische Buchungen sichern" und "Kontoliste sichern" tun genau das, was man kraft der Beschriftung erwarten würde: ihr Browser sollte eine Datei-Auswahlbox anzeigen, mit der die entsprechende Datei gespeichert werden kann. Diese Dateien haben ein Format, was die Wiederherstell-Funktionen (siehe unten) verarbeiten können.

Das Hauptbuch muss nicht gesichert werden, da es mit Hilfe der Kontoliste und des Grundbuches jederzeit neu konstruiert werden kann und dieser Prozess dank der performanten Datenbanken relativ schnell (wenige Sekunden) geht.

Der Auswahlschalter links neben den Schaltknöpfen legt das Ausgabeformat fest. Zur Verfügung stehen das Standard-Format "CSV" (comma separated value = kommagetrennte Werte), was sehr viele Tabellenkalkulationen, Datenbanken und andere Programme im- und exportieren können, und das XML-Format, was als universelles Dateiformat immer größere Verbreitung findet. Die Buchhaltungs-Dateien sollten damit problemlos weiterverarbeitbar sein.

Da die CSV-Dateien keine Spaltennamen enthalten, sei das Format hier kurz beschrieben:

Grundbuch Buchungs-ID,Sollkonto,Habenkonto,Betrag,Belegnummer,Beschreibung,Datum
Period. Buchungen Buchungs-ID,Sollkonto,Habenkonto,Betrag,Belegnummer,Beschreibung,nächste Fälligkeit,Tagesperiode,Monatsperiode
Kontoliste Kontonr.,Oberkonto,Kürzel,Name,Typ (0: Bilanz, 1: Aktiva, 2: Passiva, 3: Ertrag, 4: Aufwand)

Restauration

Eine Wiederherstellung (Restauration) der Daten ist sinnvoll, falls die Datenbank durch eine technische Störung beschädigt wurde, wenn die Daten einer früheren Periode noch einmal angezeigt werden sollen oder wenn die gesicherten XML/CSV-Dateien durch ein externes Programm verändert wurden und diese Änderungen in FibuSQL übernommen werden sollen. Beachten Sie: jede Restauration einer Tabelle löscht unwiederbringlich die ursprünglichen Daten! Sichern Sie daher auf jeden Fall vorher die ursprünglichen Tabellen!

Alle drei Wiederherstellungs-Funktionen funktionieren gleichermaßen: zuerst muss in die Eingabezeile der Name der Datei mit den neuen Daten eingetragen werden (entweder per Hand oder mithilfe des rechtsstehenden Knopfes ("Browse", "Durchsuchen" o. ä.). Um die Aktion dann endgültig auszulösen, muss danach der rechts daneben stehende Knopf "ersetzen" betätigt werden.

Soll die Kontenliste restauriert werden, so muss dieser Schritt vor der Restauration des Grundbuches und der periodischen Buchungen erfolgen! Dies ist nötig, weil die Restauration der Kontoliste das Grundbuch und die periodischen Buchungen löscht(!). Diese Löschung ist notwendig, da sonst die Kontonummern der alten Buchungssätze höchstwahrscheinlich nicht mehr auf die neuen Konten passen und somit die Bücher inkonsistent werden würden.