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FibuSQL - Bedienung

Start von FibuSQL

Zur Bedienung von FibuSQL wird lediglich ein Web-Browser (Netscape Navigator, Mozilla, Internet Explorer, Konqueror, Opera, etc.) benötigt. FibuSQL ist netzwerkbasiert, d. h. es gibt einen Server, auf dem FibuSQL installiert ist (wenn dies noch nicht geschehen ist, tun Sie oder Ihr Administrator das zunächst gemäß den Installations-Anweisungen).

Geben Sie in Ihrem Browser die Start-Adresse von FibuSQL ein. Diese erfahren Sie von der Person, die FibuSQL installiert hat (im folgenden "Admin" genannt; das können natürlich auch Sie selbst sein). Wenn die Installation ordnungsgemäß vorgenommen wurde, sollte die Anmeldungs-Seite erscheinen. Wenn Sie allerdings gleich auf der "Willkommen"-Seite landen, hat Ihr Administrator die Daten schon voreingestellt und Sie können die nächsten zwei Abschnitte überspringen.

Anmeldung

Das, was Sie von FibuSQL zu sehen bekommen, ist lediglich eine Bedien-Oberfläche. Die eigentlichen Daten (Buchungen, etc.) sind in einer Datenbank gespeichert. Da mit der Oberfläche beliebig viele Datenbanken bedient werden können, und da eventuell auch nicht jede Person, die Zugriff auf den FibuSQL-Server hat, auch Zugriff auf die Buchhaltung haben soll, muss man sich vor der Benutzung anmelden. Dazu brauchen Sie folgende Daten: Host (das ist der Rechner, auf dem die gewünschte Datenbank liegt), Datenbankname, Datenbanktyp, Benutzername und, falls vorhanden, ein Passwort. Diese Daten erfahren Sie ebenfalls vom Admin.

Normalerweise verwendet FibuSQL die vom Webbrowser bevorzugte Sprache. Wenn Sie eine andere Sprache verwenden wollen, kann diese hier aber auch explizit eingestellt werden. Hier wird ebenfalls das zu verwendende Zahlenformat (Dezimal- und Tausendertrenner) festgelegt; dies wird im gesamten Programm bei allen Ein- und Ausgaben von Geldwerten verwendet.

Geben Sie jetzt also diese Daten in die entsprechenden Eingabefelder ein. Wenn die Datenbank kein Passwort benötigt, lassen Sie das Passwort-Feld frei. Drücken Sie nun auf den Knopf "Anmelden". Wenn jetzt eine Seite mit der Fehlermeldung "Konnte keine Datenbankverbindung herstellen" erscheint, ist etwas mit den eingegebenen Daten nicht in Ordnung. Erkundigen Sie sich nochmal bei Ihrem Admin; wenn die Daten stimmen, kann das Problem in den Zugriffsrechten der Datenbank liegen. Ihr Admin muss diese dann so einstellen, dass die Datenbank von Ihrem Rechner auch benutzt werden kann.

Ist alles in Ordnung, erscheint jetzt die FibuSQL-Hauptseite. Deren Funktionen werden weiter unten beschrieben. Sie können sich den Anmeldeprozess auch so vereinfachen, dass Sie nicht jedesmal alle Daten von neuem eingeben müssen. Wenn Sie dies jetzt tun wollen, lesen Sie den nächsten Abschnitt, ansonsten gehen Sie zum übernächsten Abschnitt über.

Vereinfachung des Anmeldeprozesses

Haben Sie oben bechriebenen Anmeldevorgang einmal erfolgreich durchgeführt, können Sie zur Vereinfachung die Anmelde-Daten voreinstellen.

Gehen Sie dazu auf die Anmelde-Seite und geben Sie die Daten, die immer gleich bleiben (Host, Datenbankname, Benutzer) wie im vorherigen Schritt ein. Achtung: Wenn Sie ein Passwort bekommen haben und auch andere Leute an Ihren Rechner kommen, sollten Sie dies nicht voreinstellen, d. h., jetzt nicht eingeben! Das wäre ein großes Sicherheitsrisiko.

Drücken Sie jetzt nicht wie im vorherigen Schritt auf "Anmelden", sondern auf den Knopf "Übernehmen". Dies führt wieder auf die Anmeldungs-Seite, nur sind jetzt ihre eingegebenen Daten schon voreingestellt. Legen Sie jetzt in Ihrem Web-Browser ein Lesezeichen (Bookmark) auf die aktuelle Seite. Von nun an kommen Sie durch Anklicken dieses Lesezeichens auf die Anmeldeseite mit den voreingestellten Daten zurück.

Haben Sie ein Passwort, müssen Sie zukünftig nur noch dieses eingeben. Wird keins verwendet (oder haben Sie es trotz aller Warnungen doch voreingestellt), müssen Sie nur noch auf "Anmelden" klicken. (In diesem Fall gibt es noch einen kleinen Trick: man kann sich diesen Klick auch ganz ersparen, in dem Sie den Lesezeichen-Editor aufrufen und in der Adresse den Teil &setonly=%DBbernehmen entfernen. Dieser sollte ganz am Ende der Adresse stehen. Jetzt führt Sie das Lesezeichen direkt auf die FibuSQL-Startseite.)

Definition von Konten

Bevor Sie mit der Arbeit mit FibuSQL beginnen, sollten Sie einen Kontenplan vorliegen haben. Sie brauchen also folgende Informationen:

Die Konto-Definition rufen Sie mit dem Punkt "Konten" in der Menü-Leiste am oberen Seitenrand auf.

Sie können mit Hilfe dieser Seite jederzeit Konten hinzufügen, es ist also nicht schlimm, wenn Sie am Anfang keinen vollständigen Kontenplan haben. Sie können auch jederzeit nicht mehr benötigte Konten löschen, unter der Bedingung, dass das Konto keinerlei Buchungen oder Unterkonten enthält.

Um ein neues Konto anzulegen, wählen Sie im dargestellten Kontenbaum sein Oberkonto, geben in den Eingabefeldern die gewünschte Kontonummer, den Kontotyp (Aktiva, Passiva, Ertrag, Aufwand) und Namen ein und drücken auf "Unterkonto anlegen".

Die Datenbank prüft die Konsistenz dieser Daten sehr genau! Sollte irgendein Fehler passieren (Konto existiert schon, etc.), wird das Konto nicht angelegt; stattdessen erscheint oben auf der Seite eine rote Fehlermeldung.

Soll ein Konto gelöscht werden, so wählen Sie es aus der Liste aus und drücken auf den Knopf "Gewähltes Konto löschen". Auch hier stellt die Datenbank Konsistenz sicher: sollte das Konto Buchungen oder Unterkonten enthalten, wird es nicht gelöscht und es erscheint eine rote Datenbank-Fehlermeldung.

Es ist auch möglich, den Namen und den Typ eines Kontos zu ändern. Wählen Sie dazu das zu ändernde Konto, geben Sie die zu ändernden Daten in die Eingabefelder ein (leere Felder bleiben unverändert) und drücken Sie den Knopf "Gewähltes Konto ändern".

Erstellen von Buchungssätzen

Der Punkt "Neuer Buchungssatz" in der Menü-Leiste führt zur Eingabe-Maske. Hier werden zunächst die Kerndaten eingegeben (Sollkonto an Habenkonto Wert). Soll- und Habenkonto werden dabei aus einer Drop-Down-Liste ausgewäht. Bei der Eingabe des Betrages muss der bei der Anmeldung eingestellte Dezimaltrenner verwendet werden, die Tausender-Trennzeichen werden ignoriert.

Den Buchungssatz ergänzen noch ein paar Zusatzinformationen:

Der Knopf "Buchen" löst die Buchung dann letztlich aus und es wird das Grundbuch angezeigt.

Das Grundbuch

Das Grundbuch enthält alle Buchungssätze in chronologisch absteigender Reihenfolge (d. h. die neusten Buchungen zuerst).

Sie können die Sortierung des Grundbuches nach jeder beliebigen Spalte vornehmen, in dem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Ändern und Löschen von Buchungssätzen

Soll eine Buchung nachträglich geändert oder gelöscht werden, muss im Grundbuch auf die Beschreibung des jeweiligen Buchungssatzes geklickt werden. Dies führt auf eine Eingabemaske ähnlich der für neue Buchungssätze. Der Knopf "Löschen" entfernt den Buchungssatz aus allen Büchern, der Knopf "Ändern" übernimmt die neuen Daten in die Bücher.

Das Hauptbuch

Kontenansicht

Die Ansicht des Hauptbuches beginnt bei der Bilanz. Das Hauptbuch ist immer aktuell. Wurden nach der letzten Hauptbuchansicht Buchungen verändert, kann es ein paar Sekunden dauern, bis es nach dem Klick auf "Hauptbuch" erscheint, da es neu erstellt werden muss.

Die Hauptbuch-Ansicht bietet folgende Navigationsmöglichkeiten:

Normalerweise ist das Hauptbuch wie folgt sortiert: zuerst die Salden der Unterkonten, danach die Aktiv-Buchungen und danach die Passiv-Buchungen in jeweils chronologisch aufsteigender Reihenfolge. Sie können die Sortierung aber nach jeder beliebigen Spalte vornehmen, in dem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Zur Fehlerfindung mag es sinnvoll sein, nach jeder Buchung den dort aktuell kumulierten Saldo anzuzeigen. Dies geschieht durch Markieren des entsprechenden Optionsfeldes (checkbox) und Klick auf "Anzeigen"

Zu beachten ist weiterhin, dass gebuchte Beträge, die entsprechend dem Typ des Kontos als "negativ" zu bewerten sind, in roter Farbe auf der jeweils anderen Kontoseite angezeigt werden.

XML-Export

Der Schaltknopf "XML-Export" führt auf ein Formular, mit dem das aktuelle Hauptbuchkonto in eine XML-Datei exportiert werden kann. Die Auswahlschalter geben dabei an, ob nur die Salden der direkten Unterkonten oder rekursiv der gesamte Unterkonten-Baum berücksichtigt wird.

Damit die XML-Datei direkt in Browsern betrachtet werden kann, muss eine XSLT-Stildatei eingebunden werden, deren URL in der Eingabezeile anzugeben ist. Wird keine Stildatei verwendet, wird die erzeugte Datei in Browsern nur als Baum dargestellt. Das Unterverzeichnis xslt/ der FibuSQL-Distribution enthält Beispiel-Stildateien, die frei für eigene Zwecke modifiziert und verwendet werden können.

Dies ist ein experimentelles Feature; ich würde mich sehr über Vorschläge zur Verbesserung und Anwendung freuen!

Durch Anklicken von "XML-Datei generieren" wird die XML-Datei generiert und kann im Webbrowser abgespeichert werden.

Statistik

Durch Anklicken des Knopfes "Statistik" kann man sich einen Überblick über die Entwicklung eines Kontos verschaffen. Momentan existiert nur eine Monatsübersicht.

Zu beachten sind hier die Vorzeichen der Bestandsveränderungen und Salden von Aktiv- und Passivkonten. So würde normalerweise eine negative Bestandsveänderung auf einem GuV-Konto einen Gewinn bedeuten, da GuV-Konten alle Passivkonten sind. Da dies unintuitiv zu lesen ist, werden die Vorzeichen von Salden und Bestandsveränderungen bei Passiv- und GuV-Konten negiert, so dass nun Erträge (auf GuV-Konten) und Zugänge (auf Passivkonten) positiv und Aufwendungen bzw. Abgänge negativ erscheinen.

Periodische Buchungen

Periodische Buchungen entstehen, wenn beim Eintragen eines neuen Buchungssatzes als Wiederholung nicht "einmalig", sondern "Aller n Tage/Monate" gewählt wurde. Diese Seite gibt einen Überblick über alle vorhandenen sich wiederholenden Buchungen. Analog zum Grundbuch können die Buchungssätze durch Klicken auf die Beschreibung geändert oder gelöscht werden.

Wie auch beim Grund- und Hauptbuch kann die Sortierung durch Klicken auf die Spaltenüberschriften gewählt werden.

Administration

Diese Seite enthält Funktionen, die für die eigentliche Buchführung nicht von Bedeutung (aber deswegen keinesfalls unwichtig!) sind. Den Funktionen der Administrations-Seite ist eine eigene Hilfe-Sektion gewidmet.